С началом карантина из-за пандемии коронавируса многие компании перестроили рабочие процессы, организовав виртуальные офисы. И хотя раньше люди часто работали и общались онлайн, в сегодняшних условиях их деятельность виртуализировалась и диджитализировалась еще больше. Это и послужило причиной небывалой популярности некоторых продуктов. К примеру, акции сервиса для видеоконференций Zoom подорожали на 40% в связи с активным использованием и огромным количеством загрузок.
Мы решили узнать у наших соотечественников, какими инструментами они пользуются сегодня, какие приложения, программы и системы наиболее популярны у удаленно работающих украинцев и как им удается поддерживать командный дух среди сотрудников и сохранять теплые отношения с клиентами на «удаленке». В нашем опросе приняли участие люди из самых разных сфер деятельности: креативной индустрии, спорта, IT, digital, общественного и финансового секторов, сферы обслуживания.
Андрей Маноха, cоучредитель и креативный директор Kyiv Signals
Kyiv Signals — креативное агентство бутикового типа, поэтому мы искали для себя продукты по двум критериям. Первый — это мультиплатформенность и второй — недорогая или бесплатная подписка. В результате для внутренней коммуникации мы используем Discord. В нем удобно заводить отдельные чаты под проекты текстового, голосового и видеоформата. Для обмена/хранения файлов и материалов мы давно используем офисный сервер с облачными возможностями. Учет загрузки и координации статусов по проектам мы ведем при помощи диаграммы Ганта в Google таблицах. Для общения с клиентами чаще всего используем Zoom или Hangouts.
Анна Соловей, спортсменка-велосипедистка, четырехкратная чемпионка Европы в гонках на шоссе и треке, заслуженный мастер спорта, чемпионка Европейских игр — 2019
Соревнования из-за пандемии перенесли примерно до июня. Я немного отдыхала на карантине, но сейчас начинаю понемногу «вкатываться» — активно тренируюсь дважды в день. Единственная проблема заключается в том, что тренажерные залы и велобазу закрыли. А так ничего не изменилось: выезжаю на дорогу в сопровождении авто, общаюсь с тренером по телефону, смс. За моими тренировками он следит через Viber: видит в какую погоду я выезжала, попала ли я под дождь, или ехала под палящим солнцем, сколько километров проехала, какой у меня был пульс, ватты (сила в ногах), ну и все, что нужно для подготовки на расстоянии.
Таня Касьян, менеджерка по коммуникациям ГО «Точка опори ЮА»
В ГО «Точка опори ЮА» мы используем Facebook-месенджер. Здесь у нас есть рабочий чат и тут же мы проводим созвоны. Для постановки задач используем Microsoft Planner. Для удаленной работы отлично пригодился SharePoint — есть доступ к рабочим материалам и т.д. Но мы с ним начали работать еще до карантина, так как наш директор технологически подкован, то постоянно что-то внедряет. Также в планах использования платформы Zoom для проведения встреч онлайн с большим количеством людей и мастер-классов.
Ирина Муштина, основатель и CEO креативного digital-агентства CF.Digital
Мы достаточно быстро наладили работу в удаленном режиме. Нам сильно помогло то, что еще два года назад мы полностью диджитализировали весь учет: внедрили ERP-систему One Box. Она позволяет работать и с клиентами, и с задачами, и с финансами. Там же — все документы. Потому процесс перехода на «удаленку» прошел легко. Сложнее работать с точки зрения коммуникации. Но тут все банально: используем Skype и Zoom. Думаю, главное — перенастроиться на новый лад и в этом помогает понимание, что по-другому уже не будет. Мир резко и окончательно переформировался в онлайн. Там безопаснее, хотя и более одиноко.
Дарья Федько, основатель WeAR Studio
Мы используем Google Hangouts для созвонов с командой, там нормальное качество связи и возможность общения до 20 человек одновременно. Также используем трекинг задач в Trello, логирование времени и задач нам обеспечивает ScreenShot Monitor. В конце дня все пушат результаты работы на общий Git. А клиенты чаще выбирают Zoom или WebX для звонков.
Анастасия Байдаченко, СEO IAB Ukraine
Мы — некоммерческая организация, у нас процессы в принципе отлажены как для удаленной работы. Мы покупаем G-suite, который предусматривает сервис конф-коллов. Hangouts и Google диск используем для хранения информации. Ну и почта. Этого вполне достаточно для удаленной работы.
Анастасия Демидова, Head of HR PromoRepublic
Мы давно практикуем возможность работать удаленно по необходимости. Конечно, все мы продуктивней в офисе, но у нас глобальная команда с сотрудниками в Финляндии и США, поэтому удаленная работа не стала чем-то совсем новым для нас. И сегодня мы используем те же инструменты, что и раньше: Zoom, Slack, но теперь мы ввели определенные правила. Например, одно из них: созваниваясь командой, мы обязательно включаем видео, чтобы создавать эффект присутствия. Проводим прямые эфиры рабочего дня, созваниваемся всей командой на час-два и просто с включенными камерами работаем в обычном режиме над какой-то задачей, советуясь и шутя, как мы делали это в офисе.
Также для поддержания позитивного настроя мы ввели несколько «ритуалов». Каждое утро созваниваемся, чтобы общаться за чашкой кофе. Каждый заваривает себе чай или кофе, включает камеру, и мы просто болтаем о том, как у кого дела, какие новости, погода, делимся шутками и историями. Это помогает зарядиться позитивом перед началом дня. Еще один «ритуал» — пятничные благодарности. Каждый желающий в пятницу утром в общем чате пишет свои благодарности другим членам команды с объяснением за что. В офисе в живой беседе нам гораздо проще сказать спасибо, подбодрить коллегу или позвать на кофе. А в онлайне мы используем эти благодарности, чтобы поддерживать связь и дать другим понимание, что они все так же для нас ценны и важны, несмотря на удаленную работу и невозможность сказать это при каком-нибудь звонке.
Борис Цомая, маркетинг-директор Фридом Финанс Украина
Для сотрудников, работающих удаленно, у нас есть собственный программный продукт Tradernet с возможностью доступа. Это многофункциональная платформа, имеющая множество различных функций, предназначений и возможностей. Это также отличная CRM-система, которая в значительной степени упрощает все бизнес-процессы в нашем холдинге. Также, традиционно, в коммуникациях с нашими сотрудниками в удаленном режиме мы используем e-mail, для коллективного общения — Zoom и Skype, различные мессенджеры.
Те же самые инструменты мы используем и для общения с клиентами, у каждого из наших действующих клиентов есть возможность иметь личный кабинет в нашей программной платформе Tradernet и осуществлять основные операции дистанционно, конечно, при постоянной онлайн-поддержке собственного инвестиционного консультанта.
Для потенциальных клиентов мы также открыты: наш постоянно обновляемый актуальными новостями сайт, страницы в социальных сетях, наш Telegram-канал.
Иван Шестаков, директор по стратегическому развитию MEGOGO
С 16 марта мы всю компанию перевели на удаленную работу. Части сотрудников мы помогли оборудовать рабочие места дома, чтобы процесс не останавливался. Топ-менеджмент компании разработал процедуры и рекомендации по организации удаленной работы, донесли ее до сотрудников и в данный момент перестраиваем все процессы, и уже внедрили дополнительные средства, которые позволят командам оставаться полностью на связи. Также сотрудникам предоставлены общие рекомендации по ситуации в целом. Сейчас ключевые программы для коммуникации: Telegram и Zoom. Пока видим, что действуем достаточно эффективно — по крайней мере, все операционные процессы работают почти как и раньше.
Тарас Потичный, региональный менеджер Bolt в Украине
Каждое утро в нашей компании начинается с обсуждения плана на предстоящий день. При этом мы стараемся включать камеры. Это дисциплинирует, дает более серьезный, рабочий настрой, мотивирует одеться, чтобы не было соблазна работать в пижаме. Сейчас мы задействованы в очень важной инициативе — мы возим медицинский персонал Киева и Львова на работу и домой. Курирование этого проекта требует много времени и сил, поскольку постоянно появляется новая информация. Каждые два часа мы созваниваемся и обсуждаем детали.
Что касается сервисов, все звонки и переписку мы ведем в Zoom, Slack, а для управления проектами используем Jira и Trello.
Конечно, все мы люди, и нам иногда хочется поговорить на отвлеченные темы. Тем более, личного общения у нас сейчас нет. Поэтому иногда мы позволяем себе несколько минут помечтать о том, как бы мы провели время, если бы не было необходимости сидеть дома. А также строим планы на лето.
Фото: unsplash
Подписывайтесь на «Телекритику» в Telegram и Facebook!
